Presentación

Estructura Organizacional

Actividad 3: Diseño Organizacional

Presentado por:

Luz Mary Londoño Vera

María Alejandra Enríquez Narváez

Syndy Katerine Tauta Tunjano

Presentado a:

John Jairo Arias Gómez

Universidad Manuela Beltrán

Especialización en Gerencia del Talento Humano

Bogotá D.C.

2020 

Diseño Organizacional

Diseño Organizacional

Es un proceso donde los encargados de la organización toman decisiones, ponen en marcha estrategias con visión al interior y exterior de la misma. Como gerentes debemos tener en cuenta una estructura sólida y desde nuestro punto de vista basarnos en los cuatro ejes; división del trabajo, departamentalización, jerarquía y organización; si olvidar que gracias a la revolución y al cambio constante debemos tener en cuenta la parte tecnológica y de comunicación. Todo debe estar en equilibrio para crear una estructura robusta y adecuada que conciba todo para de esta manera conseguir los resultados, crecimiento y el mantenimiento en el tiempo.

Es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de procesos y el relacionamiento entre las personas y la organización, con el fin de lograr productividad y competitividad. El Diseño Organizacional describe y clasifica las unidades de una organización, las funciones, líneas de mando, áreas, normatividad y estilos gerenciales para la toma de decisiones, todo esto con el fin de dar respuestas a una necesidad organizacional.

La importancia del Diseño Organizacional radica en que es un conjunto de medios que maneja la organización, con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtención de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos más o menos estables de la organización.

En la estructura, las partes están integradas, es decir, que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de la organización toda. A través del diseño de la estructura de la organización se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la Organización.

Etapas del Diseño Organizacional

Etapas del Diseño Organizacional

Las etapas abarcan aspectos de definición de actividades, división del trabajo reduciendo su complejidad, formalizado funciones y procedimientos, estructurando dependencias y modelos de estructuración.

Diferenciación e Integración: Se basa principalmente en diferenciar el trabajo, las tareas y agruparlas o integrarlas en segmentos, puede ser departamentos donde las actividades necesiten una interacción, en departamentos que tengan la misma función o compartan escenarios comunes.

Complejidad Organizacional: Después de realizar el proceso de diferenciación se organiza la estructura en función a los roles, puestos, conocimientos, rangos, que permita la agrupación por nivel de dificultad y responsabilidad de las actividades, de esta manera observaremos desde las funciones básicas hasta las directivas.

Formalización Organizacional: Es la estandarización de las normas, procedimientos e instrumentos que son utilizados dentro de la organización,  asignadas a cada una de las tareas y funciones, ya que, se requieren conocimientos específicos en ciertas tareas por este motivo deben tener un orden, una secuencia y una descripción de cómo realizarla.

El grado de formalización varía de acuerdo al tamaño de las empresas, de las herramientas que utilicen y la jerarquización que tenga, pero en todas existe de alguna manera un proceso organizado.

Dimensión Organizacional: Se basa en el análisis de lineamientos estratégicos para clasificar como se desarrollan las actividades y tareas dentro de las áreas, que especialidad tiene cada una, como se visualiza la organización en general y como se toman decisiones para soluciones de problemas.

Toma de Decisiones: Este proceso está determinado por el estilo de liderazgo que maneje la organización, la división de sus tareas y su jerarquía, para determinar quién y cuándo se requieren acciones y decisiones que influirán en el proceso y por lo tanto en el diseño de la organización.

Elementos del Diseño Organizacional

Elementos del Diseño Organizacional

El éxito del procedimiento de un diseño como este, reside en la comprensión de todos los elementos que lo conforman, como parte de una influencia mutua. A continuación, se muestran los elementos fundamentales del diseño organizacional:

Estrategia: La estrategia es la guía fundamental de este diseño, ya que permite que se conozca con cuál producto y en qué mercado la empresa podrá lograr sus objetivos en el futuro. Es importante que se tenga en cuenta un buen planteamiento, una perspectiva y un modelo para un eficiente desarrollo.

Procesos: Es el conjunto de actividades que perciben más de un insumo, para crear un valorable producto para el cliente. Para esto se debe tener en cuenta la clasificación laboral, la asignación de las funciones y el estudio de las causas y condiciones que logran transformar las entradas en eficaces resultados.

Gente: La distribución de cargos es el elemento de mayor importancia de la administración de los individuos, ya que ubicarlas en áreas donde puedan demostrar sus habilidades, es la manera de lograr el buen funcionamiento de los recursos humanos. Su diseño debe permitir el equilibrio entre el aporte, la remuneración y la destreza de cada persona.

Tecnología: Es la herramienta que permita transformar la materia prima en productos terminados y de esa forma definir el papel de la empresa. En relación a las variables de estructura y análisis de procesos, busca la manera de hacer suministros correctos y organizados.

También permite la capacitación de una estructura adecuada para que pueda funcionar eficazmente con la aplicación de procesos que faciliten la coordinación en el trabajo de cada uno de sus componentes.

Organigrama: son sistemas que se representa con objetividad la estructura interna de una organización, representando los niveles jerárquicos, líneas de autoridad, responsabilidad.

¿Para qué sirven los organigramas?

•              Representa la división que existe entre las funciones.

•              Representa los niveles jerárquicos.

•              Representa las líneas de autoridad y responsabilidad.

•              Representa los canales formales de comunicación.

•              Son una fuente oficial de consulta.

Naturaleza y Propósito de la Organización

Dimensiones Primarias de la Estructura Organizativa según Pugh

Especialización: división del trabajo y asignación de tareas.

Estandarización: normalización de los procedimientos que se aplican a todas las tareas que se repiten con cierta regularidad.

Formalización: es el proceso de establecimiento de reglas, normas e instrucciones a las que debe someterse la realización de las tareas. 

Centralización: consiste en localizar la autoridad en aquellas unidades directivas que deben tomar las decisiones principales.

Configuración: es la forma de la estructura organizativa que se alcanza con líneas jerárquicas de diferente longitud.

Tradicionalismo: engloba al conjunto de valores que, al ser asumidos por los miembros de la organización, normalizan su comportamiento al desempeñar las tareas.

Principios de Diseño de la Organización según Robbins

División del trabajo: en operaciones y actividades con la finalidad de especializarlas tanto a los procesos como a las personas.

Departamentalización: agrupación por actividades y funciones similares y que influyan en la toma de decisiones.

Jerarquía: se deben tener en cuenta temas como responsabilidades, nivel de mando y autoridad, se define a través de un organigrama.

Coordinación: donde todo parte de cómo se maneja la información y el conocimiento al interior de la organización, la forma más efectiva y eficaz para la construcción de la estructura.

Principios generales

Del objetivo las actividades establecidas deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

Especialización: el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible a la ejecución de una sola actividad.

Jerarquía: es necesario establecer cetros de autoridad que emane la comunicación para lograr los objetivos.

Paridad y autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad, debe corresponder un grado de autoridad.

Unidad de mando: Al determinar un mando de autoridad, debe asignársele un solo jefe y que los subordinados no deben reportar a más de un supervisor.

Amplitud tramo o control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un jefe.

Coordinación: las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equipo.

Continuidad: una vez que se ha establecido la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse.

Modelos Estructurales de la Organización

Modelos Estructurales de la Organización

Modelo Autocrático: depende en gran parte del poder, aquí se da la limitación de los funcionarios a cumplir órdenes sin oportunidad de dar sugerencias.

Modelo de Custodia: depende de los recursos económicos, lo que determina la dependencia de los funcionarios. Desde mi punto de vista este modelo no es alentador puesto que no ofrece una estructura robusta.

Modelo de Apoyo: donde el elemento más importante es el funcionario, lo que este le puede ofrecer a la organización en termino de conocimiento, liderazgo, experiencia. Se obtiene desempeño laboral y participación de los mismos en el cumplimiento de los proyectos.

Modelo Colegial: se utiliza la palabra colaborador, para generar un ambiente de compañerismo y trabajo en equipo.

Estructuras Organizacionales

Tipo de Estructuras Organizacionales

Organización Lineal o Militar: la autoridad y responsabilidad se concentra en una sola persona.

Organización Funcional: busca reducir el mínimo de actividades o funciones a realizar.

Organización Lineo Funcional: se combinan las dos tipos de organización de lineal y funcional.

Organización Staff: en este tipo de organización se requiere contar con expertos.

Organización por Comité: se asignan asuntos carácter administrativos a un grupo de personas.